Как заполнить
- Основание передачи. Договор аренды, хранения, ссуды, передача дел при смене ответственного лица. Акт сам по себе обязательств не создаёт — он фиксирует исполнение, поэтому основание указывают всегда.
- Состояние важнее наименования. «Ноутбук — 1 шт.» через полгода не доказывает ничего. «Ноутбук — 1 шт. — исправен, потёртость на крышке, батарея держит три часа» доказывает всё. Пишите так, как описывали бы вещь незнакомому человеку.
- Серийные номера. Для техники, инструмента, велосипедов — обязательно. Именно по номеру потом отличают вашу вещь от похожей, и именно он нужен полиции, если вещь не вернут.
- Сфотографируйте. Для ценных вещей отметьте галочку и приложите снимки к акту. Фотография закрывает вопрос о царапине быстрее любого описания.
Частые вопросы
Обязателен ли акт?
Закон требует его не всегда, но без него спор о повреждениях и недостаче решается по принципу «слово против слова». Для аренды, хранения и передачи имущества под ответственность акт — единственный работающий способ зафиксировать исходное состояние.
Можно ли составить акт без договора?
Да. Акт подтверждает сам факт передачи, и суды принимают его как доказательство. Но лучше указать основание хотя бы словами «по соглашению сторон» — иначе непонятно, зачем вещь передана и на каких условиях.
Нужен ли второй акт при возврате?
Да, и это половина смысла процедуры. Возвратный акт составляют по тому же перечню и сравнивают состояние с первоначальным. Без него доказать, что вещь вернули повреждённой, почти невозможно.
Что делать, если стороны не согласны с состоянием?
Записать разногласие прямо в акте: «принимающая сторона считает, что скол на корпусе имелся до передачи». Подписанный с оговоркой акт полезнее, чем неподписанный, — он фиксирует хотя бы позиции сторон.
Нужны ли свидетели?
Не обязательны, но при передаче ценных вещей их подписи с паспортными данными усиливают документ. Нотариальное удостоверение акта не требуется никогда.
Подойдёт ли акт для передачи дел на работе?
Да, при смене материально ответственного лица составляют похожий документ, обычно вместе с инвентаризацией. Для организации порядок может быть закреплён внутренними правилами — тогда следуйте им.
Типичные ошибки
- Состояние описано словами «в исправном состоянии» без подробностей.
- Не указаны серийные номера техники.
- Не указано основание передачи.
- Акт составлен в одном экземпляре.
- При возврате акт не составлялся, и сравнить состояние не с чем.
- Разногласия сторон не записаны, а акт просто не подписан.