Как заполнить
- Период и договор. За какой промежуток сверяетесь и по какому договору. Период должен совпадать с тем, за который вы поднимали документы: иначе цифры не сойдутся не из-за долга, а из-за разных границ.
- Стороны. Наименование и ИНН. Полные реквизиты здесь не нужны — по ИНН бухгалтерия найдёт контрагента в своей базе, а больше от акта сверки ничего не требуется.
- Операции. По строке на документ: дата, номер акта или счёта, начислено и оплачено. Первая строка открыта сразу, следующая появляется по мере заполнения. Итоги считаются автоматически.
- Сальдо. Разница между начисленным и оплаченным подставляется в текст сама, вместе с суммой прописью. Если расчёты закрыты, бланк так и напишет: задолженность отсутствует.
Частые вопросы
Обязателен ли акт сверки?
Нет, это не первичный документ и обязательной формы у него нет. Но он единственный простой способ увидеть расхождения до того, как они превратятся в спор, — поэтому его подписывают по итогам квартала или года.
Правда ли, что акт прерывает срок исковой давности?
Да, и это его главное юридическое свойство. Подписав акт с суммой долга, должник признаёт задолженность, и трёхлетний срок начинает течь заново. Именно поэтому подписывать акт с чужими цифрами не глядя не стоит.
Что делать, если цифры не сошлись?
Не подписывать акт в предложенном виде. Подписывают с отметкой «с разногласиями» и прикладывают свой вариант расчёта, а затем поднимают первичные документы по спорным позициям — обычно расхождение в одной непроведённой оплате или акте.
Обязан ли контрагент подписывать акт?
Закон его не обязывает, если такая обязанность не записана в договоре. Отказ подписывать сам по себе ничего не доказывает, но косвенно указывает на несогласие с расчётами — это стоит учитывать при подготовке к спору.
Заменяет ли акт сверки первичные документы?
Нет. Он лишь сопоставляет данные, а основания долга подтверждают договор, акты выполненных работ, счета и платёжные документы. В суде акт сверки — сильное, но не единственное доказательство.
Можно ли обмениваться актом по электронной почте?
Да, если стороны так договорились. Для суда надёжнее подписанный бумажный экземпляр или документ с квалифицированной электронной подписью — простое письмо с вложением оспорить легче.
Типичные ошибки
- Период сверки у сторон разный, и расхождение возникает на пустом месте.
- В строках указаны суммы без ссылки на документ — проверить их невозможно.
- Акт подписан не глядя, а вместе с ним признан спорный долг.
- Не указан ИНН, и бухгалтерия не может сопоставить контрагента.
- Расхождение есть, но акт подписан без отметки «с разногласиями».
- Акт сверки прикладывают к иску вместо первичных документов.