должность руководителя
организация
кому
от ваша должность
от кого
Служебная записка
тема записки
Довожу до Вашего сведения, что суть вопроса.
В связи с изложенным прошу о чём просите.
дата
подпись
Как заполнить
- Кому. Не обязательно директору: служебную записку пишут тому, кто принимает решение по вопросу — руководителю отдела, главному инженеру, начальнику службы. Должность в дательном падеже, себя в родительном.
- Тема. Короткая строка под заголовком: «о замене рабочего ноутбука», «о нехватке расходных материалов». По ней записку найдут через полгода в общей папке.
- Суть. Факты, а не эмоции: что происходит, как часто, к чему приводит. «Ноутбук выключался шесть раз за неделю, потеряны рабочие файлы» работает, «всё время всё ломается» — нет.
- Просьба. Самая важная часть. Записка без конкретной просьбы — просто письмо. Напишите, чего именно вы хотите: заменить, выделить, согласовать, направить.
- Приложение. Если прикладываете документы, назовите их и укажите число листов. Так потом видно, что именно передавалось.
Частые вопросы
Чем служебная записка отличается от докладной?
Служебную пишут коллеге или руководителю по рабочему вопросу — обычно горизонтально или на уровень выше. Докладную адресуют вышестоящему руководителю и чаще по проблемной ситуации. На практике различие условное, и во многих организациях используют один вид.
Есть ли утверждённая форма?
Нет, это внутренний документ. Требования к нему устанавливает сама организация, обычно в инструкции по делопроизводству. Если такая инструкция есть, посмотрите её — там может быть свой бланк.
Нужно ли регистрировать записку?
В организациях с канцелярией — да, ей присваивают входящий номер. Если регистрации нет, просто сделайте два экземпляра и на своём попросите отметку о получении: дату, должность и подпись принявшего.
Можно ли отправить записку по электронной почте?
Можно, если в организации так принято. Письмо с темой и вложением фиксирует дату не хуже бумаги. Но при спорных вопросах — нехватка средств защиты, нарушение техники безопасности — бумажный экземпляр с отметкой надёжнее.
Обязаны ли ответить на служебную записку?
Закон срок не устанавливает, его определяет внутренний порядок организации. Если ответа нет, а вопрос важный, имеет смысл написать повторно со ссылкой на первую записку и её дату.
Зачем вообще писать, если можно сказать словами?
Чтобы остался след. Записка защищает вас, если позже спросят, почему проблему не решали: у вас будет документ с датой, а не воспоминания о разговоре в коридоре.
Типичные ошибки
- Нет конкретной просьбы — непонятно, что от адресата требуется.
- Тема не указана, и записку невозможно найти среди других.
- Вместо фактов оценки и претензии к коллегам.
- Записка передана из рук в руки без отметки о получении.
- Приложения упомянуты, но не приложены или не названы.
- Записка адресована директору, хотя вопрос решает начальник отдела.