Как заполнить
- Кому. Поставщик или исполнитель, у которого запрашиваете цену. Название и адрес попадают в угловую шапку письма.
- Что нужно. До пяти позиций с количеством. Цену здесь не спрашивают — её как раз и выясняют, поэтому колонок с ценой и суммой в таблице нет.
- Требования. Самое недооценённое поле. Чем конкретнее описан товар, тем сопоставимее придут ответы: «стол офисный» и «стол офисный 1400×700, ЛДСП класса E1» дают разброс цен в два раза.
- Срок ответа. Дата, до которой ждёте предложение. Рядом стоит второе поле: сколько дней должно действовать само предложение. Без него получите цену, которая протухнет раньше, чем вы примете решение.
- Нескольким поставщикам. По умолчанию в письмо встаёт прямое предупреждение, что запрос ушёл не только адресату, и перечень критериев выбора. Это честнее и избавляет от неприятного разговора потом.
- От кого. Организация или ИП, плюс контакт для ответа. От выбора зависит подпись: у организации появляется должность и печать.
Частые вопросы
Обязывает ли меня запрос к чему-нибудь?
Нет. Запрос коммерческого предложения не является офертой и не создаёт обязанности заключить договор. В бланке эта оговорка стоит прямо в тексте. Вы вправе не выбрать ни одно из полученных предложений и не обязаны объяснять причину.
А присланное мне предложение обязывает поставщика?
Может обязывать. Если ответ адресован вам, содержит существенные условия и выражает намерение заключить договор, это оферта по ст. 435 ГК, и отозвать её до истечения срока акцепта нельзя. Поэтому в запросе и просят указать срок действия предложения: он же будет сроком, в течение которого поставщик связан ценой.
Зачем просить указывать срок действия предложения?
Чтобы у вас было время сравнить. Без этого условия поставщик вправе передумать в любой момент, и согласованная неделю назад цена окажется недействительной ровно тогда, когда вы будете готовы платить. Тридцать дней — разумное значение по умолчанию.
Стоит ли писать, что запрос ушёл нескольким поставщикам?
Да, и по практическим причинам. Закон этого не требует, но поставщик, узнавший о сравнении постфактум, воспринимает это как обман, а вам с ним потом работать. К тому же честно названные критерии выбора дисциплинируют ответы: цену считают внимательнее.
Подходит ли этот бланк для госзакупок?
Нет. Закупки по 44-ФЗ и 223-ФЗ идут по своим правилам: там установлены и форма запроса, и порядок его размещения, и сроки. Бланк рассчитан на обычную коммерческую переписку между организациями.
Можно ли отправить запрос по электронной почте?
Да, это обычная практика. Письменная форма соблюдается, если способ передачи позволяет установить отправителя, и переписка с корпоративного адреса подходит. Для бумажной отправки в бланке есть поле исходящего номера.
Что делать, если ответ не пришёл в срок?
Ничего: обязанности отвечать на запрос у поставщика нет, а молчание акцептом не является. Считайте, что предложения не поступило, и работайте с теми, кто ответил. Санкций за молчание закон не предусматривает.
Типичные ошибки
- Не описаны требования к товару, и присланные предложения невозможно сравнить между собой.
- Не указан срок, до которого нужен ответ: запрос откладывают в долгий ящик.
- Не запрошен срок действия предложения, и цена перестаёт быть актуальной к моменту решения.
- Не сказано, что запрос направлен нескольким поставщикам.
- Не указано количество: поставщик считает цену за единицу, а вы ждали цену за партию.
- Не назван контакт для ответа, и предложение уходит на общий адрес приёмной.